Puesto de especialista en apoyo administrativo y a proyectos en el ECDC

Convocatoria de candidaturas para el citado puesto de agente contractual en el Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades (ECDC).

Descripción

En el ECDC, el titular del puesto colaborará en un proyecto subvencionado y sus tareas se englobarán en uno o varios de los siguientes ámbitos:

Apoyo a la gestión del proyecto

• Facilitar la gestión administrativa diaria del proyecto, incluida la redacción de notas, actas, correspondencia y realizar el seguimiento necesario.
• Apoyar la supervisión del proyecto y el seguimiento de las actividades, incluida la recopilación y revisión de los parámetros del proyecto.
• Crear bases de datos e informes relacionados con el proyecto y encargarse de su mantenimiento.
• Organizar y dar apoyo en reuniones y actos de coordinación del proyecto y preparar presentaciones para respaldar las necesidades del proyecto.
• Colaborar estrechamente con el jefe y los miembros del proyecto, así como con los encargados de las funciones de apoyo centralizadas del Centro con el fin de identificar y resolver cuestiones relacionadas con el proyecto.
• Contribuir a la preparación, ejecución y seguimiento de las actividades de comunicación y visibilidad del proyecto.

Organización de viajes profesionales y actos

• Apoyar la organización de reuniones, talleres y actos —presenciales, en línea, virtuales e híbridos— de conformidad con los procedimientos del ECDC.
• • Colaborar con los proveedores del ECDC en la prestación de servicios relacionados con la organización de actos, tales como alquiler de locales, restauración, seguridad, alojamiento y servicios de viaje.
• Proporcionar apoyo financiero y administrativo en la gestión de actos, incluida la planificación, preparación, organización y seguimiento de los mismos, además de la prestación de servicios al personal del ECDC y a los delegados de reuniones en relación con los viajes y reservas de hotel.
• Orientar y ofrecer apoyo sobre los flujos de trabajo, las directrices y las normas relativas a los trámites de viajes, las organizaciones de reuniones y los reembolsos.
• Tramitar las solicitudes de viaje, las órdenes de misión y las solicitudes de reembolso y pago de viajes.
• • Verificar las facturas y el registro de la información financiera y de viajes en los sistemas de seguimiento del ECDC.

Administración de becas

• Proporcionar apoyo logístico y administrativo en los módulos de becas MediPIET y otras actividades de formación y de la red, incluidas las visitas al sitio de formación MediPIET, principalmente en países no pertenecientes a la UE.
• Colaborar en el proceso de selección de cada cohorte de MediPIET, incluida la organización de entrevistas, tanto presenciales como por medios telemáticos.
• Prestar apoyo administrativo y logístico a los coordinadores científicos de MediPIET y a otros miembros del personal, incluido el diseño y la aplicación de procesos (por ejemplo, visitas al sitio de MediPIET).
• • Orientar a los becarios de MediPIET y a los miembros de la red sobre los requisitos administrativos.
• Ayudar en el mantenimiento de las plataformas en línea de MediPIET (Academia Virtual del ECDC, sitio web de MediPIET, Extranet).
• Apoyo administrativo general aplicable a todos los ámbitos mencionados anteriormente.

Formación y experiencia exigidas

Requisitos formales

Para optar al puesto es preciso cumplir una serie de requisitos formales. Dichos requisitos son los siguientes:

• haber cursado un nivel de estudios correspondiente a educación superior acreditados por un título, o un nivel de estudios correspondiente a educación secundaria acreditada por un título que dé acceso a educación superior y experiencia profesional pertinente de tres años;
• tener un conocimiento profundo de una de las lenguas oficiales de la UE y un conocimiento satisfactorio de una segunda lengua oficial de la UE que permita el desempeño de las funciones;
• tener la nacionalidad de uno de los Estados miembros de la UE o de Noruega, Islandia o Liechtenstein;
• estar en plena posesión de los derechos civiles;
• haber cumplido las obligaciones impuestas por la legislación aplicable en materia de servicio militar;
• ofrecer las garantías de moralidad requeridas para el ejercicio de sus funciones; y
• estar en buenas condiciones físicas para desempeñar las tareas propias del puesto.

Experiencia/conocimientos profesionales:

• Como mínimo 3 años de experiencia profesional (tras la obtención de la titulación), adquirida en puestos relacionados con las tareas incluidas en la descripción del puesto.
• Experiencia profesional acreditada y conocimientos en al menos uno de siguientes los ámbitos: apoyo a la gestión de proyectos, organización de actos y viajes profesionales, organización de formaciones o becas.
• Experiencia laboral en tareas de apoyo en los ámbitos de la contratación pública, la gestión de contratos, los presupuestos o las estadísticas.
• Experiencia laboral en un entorno multicultural.
• • Excelente dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y experiencia en el mantenimiento de bases de datos.
• Excelente nivel de inglés, hablado y escrito.

Lugar

Suecia

Plazo

12 de febrero de 2021

Más información

Vacante

EPSO