Puesto de especialista en apoyo administrativo y a proyectos en el ECDC

Convocatoria de candidaturas para el citado puesto de agente contractual en el Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades (ECDC).

Descripción

En el ECDC, el titular del puesto colaborará en un proyecto subvencionado y sus tareas se englobarán en uno o varios de los siguientes ámbitos:

Apoyo a la gestión del proyecto

Facilitar la gestión administrativa diaria del proyecto, incluida la redacción de notas, actas, correspondencia y realizar el seguimiento necesario.
Apoyar la supervisión del proyecto y el seguimiento de las actividades, incluida la recopilación y revisión de los parámetros del proyecto.
Crear bases de datos e informes relacionados con el proyecto y encargarse de su mantenimiento.
Organizar y dar apoyo en reuniones y actos de coordinación del proyecto y preparar presentaciones para respaldar las necesidades del proyecto.
Colaborar estrechamente con el jefe y los miembros del proyecto, así como con los encargados de las funciones de apoyo centralizadas del Centro con el fin de identificar y resolver cuestiones relacionadas con el proyecto.
Contribuir a la preparación, ejecución y seguimiento de las actividades de comunicación y visibilidad del proyecto.

Organización de viajes profesionales y actos

Apoyar la organización de reuniones, talleres y actos —presenciales, en línea, virtuales e híbridos— de conformidad con los procedimientos del ECDC.
• Colaborar con los proveedores del ECDC en la prestación de servicios relacionados con la organización de actos, tales como alquiler de locales, restauración, seguridad, alojamiento y servicios de viaje.
Proporcionar apoyo financiero y administrativo en la gestión de actos, incluida la planificación, preparación, organización y seguimiento de los mismos, además de la prestación de servicios al personal del ECDC y a los delegados de reuniones en relación con los viajes y reservas de hotel.
Orientar y ofrecer apoyo sobre los flujos de trabajo, las directrices y las normas relativas a los trámites de viajes, las organizaciones de reuniones y los reembolsos.
Tramitar las solicitudes de viaje, las órdenes de misión y las solicitudes de reembolso y pago de viajes.
• Verificar las facturas y el registro de la información financiera y de viajes en los sistemas de seguimiento del ECDC.

Administración de becas

Proporcionar apoyo logístico y administrativo en los módulos de becas MediPIET y otras actividades de formación y de la red, incluidas las visitas al sitio de formación MediPIET, principalmente en países no pertenecientes a la UE.
Colaborar en el proceso de selección de cada cohorte de MediPIET, incluida la organización de entrevistas, tanto presenciales como por medios telemáticos.
Prestar apoyo administrativo y logístico a los coordinadores científicos de MediPIET y a otros miembros del personal, incluido el diseño y la aplicación de procesos (por ejemplo, visitas al sitio de MediPIET).
• Orientar a los becarios de MediPIET y a los miembros de la red sobre los requisitos administrativos.
Ayudar en el mantenimiento de las plataformas en línea de MediPIET (Academia Virtual del ECDC, sitio web de MediPIET, Extranet).
Apoyo administrativo general aplicable a todos los ámbitos mencionados anteriormente.

Formación y experiencia exigidas

Requisitos formales

Para optar al puesto es preciso cumplir una serie de requisitos formales. Dichos requisitos son los siguientes:

haber cursado un nivel de estudios correspondiente a educación superior acreditados por un título, o un nivel de estudios correspondiente a educación secundaria acreditada por un título que dé acceso a educación superior y experiencia profesional pertinente de tres años;
tener un conocimiento profundo de una de las lenguas oficiales de la UE y un conocimiento satisfactorio de una segunda lengua oficial de la UE que permita el desempeño de las funciones;
tener la nacionalidad de uno de los Estados miembros de la UE o de Noruega, Islandia o Liechtenstein;
estar en plena posesión de los derechos civiles;
haber cumplido las obligaciones impuestas por la legislación aplicable en materia de servicio militar;
ofrecer las garantías de moralidad requeridas para el ejercicio de sus funciones; y
estar en buenas condiciones físicas para desempeñar las tareas propias del puesto.

Experiencia/conocimientos profesionales:

Como mínimo 3 años de experiencia profesional (tras la obtención de la titulación), adquirida en puestos relacionados con las tareas incluidas en la descripción del puesto.
Experiencia profesional acreditada y conocimientos en al menos uno de siguientes los ámbitos: apoyo a la gestión de proyectos, organización de actos y viajes profesionales, organización de formaciones o becas.
Experiencia laboral en tareas de apoyo en los ámbitos de la contratación pública, la gestión de contratos, los presupuestos o las estadísticas.
Experiencia laboral en un entorno multicultural.
• Excelente dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y experiencia en el mantenimiento de bases de datos.
Excelente nivel de inglés, hablado y escrito.