Agente de soporte de Office

Entorno organizativo:
El puesto de Agente de Apoyo a la Oficina puede estar ubicado en todas las Direcciones de Europol.

Si es en interés del servicio, los titulares del puesto podrán ser trasladados a otra Unidad/Departamento de Europol para desempeñar funciones y tareas comparables a las indicadas en el anuncio de vacante y acordes con las aptitudes y competencias.

Objetivo del puesto:
El/los titular/es se encargará/n de las tareas generales de secretaría y apoyo de oficina en toda la organización.

Esta función también puede desempeñarse en el marco de proyectos financiados por ingresos externos asignados.

Funciones y obligaciones

El titular desempeña las siguientes funciones y tareas principales
– Realizar tareas generales de secretaría y apoyo de oficina;
– Llevar el control de los expedientes pendientes y controlar las tareas, los plazos y las solicitudes pendientes;
– Ayudar en la preparación de reuniones y su seguimiento, incluyendo la preparación de documentos, el archivo de expedientes y la redacción de actas relacionadas con el área de trabajo;
– Gestionar los buzones comunes, manejar el correo interno y externo entrante y saliente y atender las llamadas telefónicas;
– Ayudar a redactar memorandos y otra correspondencia, registrar la correspondencia en el sistema de gestión electrónica de documentos y archivar los documentos;
– Mantener actualizada la agenda de la Unidad/Departamento y programar diversas reuniones internas y externas;
– Realizar cualquier otra tarea en el área de competencia que le sea asignada por la gerencia de línea.

Las funciones y obligaciones también pueden estar asociadas a un proyecto financiado por ingresos externos asignados. En el caso de un proyecto financiado por ingresos asignados externos, las funciones tendrían una duración limitada en el tiempo.

REQUISITOS – Criterios de selección

a.    Experiencia profesional (evaluada principalmente durante la fase de preselección):
Imprescindible:
– Experiencia reciente en secretariado y/o apoyo de oficina;
– Experiencia reciente en la redacción de correspondencia de secretaría en inglés.

Deseable:
– Experiencia de trabajo en un entorno internacional;
– Experiencia de trabajo con sistemas de gestión de documentos.

b.    Conocimientos profesionales (evaluados durante el procedimiento de selección – prueba escrita y/o entrevista):
Imprescindible:
– Capacidad para realizar actividades generales de apoyo a la oficina;
– Capacidad para redactar documentación en inglés.

c.    Competencias generales (evaluadas durante el procedimiento de selección – prueba escrita y/o entrevista):
Imprescindible:
Comunicación:
– Muy buena capacidad de comunicación en inglés, tanto oralmente como por escrito.
Analizar y resolver problemas:
– Buen ojo para los detalles y capacidad para mantener el nivel de precisión bajo la presión de plazos ajustados;
– Usuario competente de las aplicaciones de Microsoft Office (MS Word, Excel, PowerPoint y Outlook) y de Internet.
Calidad y resultados:
– Alto grado de compromiso y flexibilidad;
– Alto nivel de orientación al cliente y al servicio.
Priorizar y organizar:
– Buenas habilidades administrativas y organizativas.
Resiliencia:
– Capacidad para trabajar bien bajo presión, tanto de forma independiente como en equipo;
– Buenas aptitudes interpersonales, incluida la capacidad de relacionarse eficazmente con otros departamentos, grupos y equipos, así como con socios externos.
Vivir la diversidad:
– Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno internacional y multicultural.

Salario

El candidato seleccionado será contratado en el grupo de funciones FGII, grado 4 (2.210,88 euros) o grado 5 (2.501,54 euros), en función de los años de experiencia profesional.

Más información

Epso – Convocatoria