LA FORMA DE TRABAJAR DE LA AGENCIA
La Agencia es una organización «orientada al exterior», que interactúa constantemente con sus accionistas, los Estados miembros participantes, así como con una amplia gama de partes interesadas. Trabaja de forma integrada, con equipos multidisciplinares que representan a todas las áreas funcionales de la Agencia, para alcanzar sus objetivos. Sus procesos empresariales son flexibles y están orientados a la consecución de resultados. El personal de todos los niveles debe demostrar las correspondientes cualidades de compromiso, flexibilidad, innovación y trabajo en equipo; trabajar eficazmente con los accionistas y grupos de partes interesadas, formales e informales; y operar sin necesidad de una dirección detallada.
TAREAS
Bajo la supervisión del Jefe de la Unidad de Medios y Comunicación, el titular del puesto será responsable de/contribuirá a las siguientes actividades:
Organización de actos
- planificar, preparar y organizar actos internos y/o externos, como conferencias, por ejemplo la Conferencia Anual de la AED, talleres internos, ruedas de prensa y visitas de grupos;
- trabajar con los responsables de proyectos para asesorar, definir y apoyar el concepto del evento, incluidos el presupuesto y la planificación del mismo;
- servir de enlace con los contratistas para la preparación y realización de las tareas relacionadas con el evento, y gestionar la inscripción de los participantes;
- coordinar la ejecución diaria de los actos, gestionar los recursos in situ y supervisarlos;
- redactar todos los materiales de comunicación de los actos; avisar de la fecha; invitación e inscripción de los participantes; cartas de agradecimiento;
- evaluar los actos de la AED controlando el grado de satisfacción de los participantes (por ejemplo, mediante encuestas), informar sobre las lecciones aprendidas y hacer propuestas para mejorar futuros actos.
Comunicación interna
- Desarrollar, aplicar y supervisar las actividades de comunicación interna de la AED;
- organizar sesiones de chat temáticas mensuales, en colaboración con colegas de otras direcciones y de la unidad de RR.HH;
- gestión de contenidos y actualización de las páginas pertinentes de la intranet de la AED, así como de las pantallas públicas disponibles en los locales de la AED.
Apoyo general a la comunicación
- apoyar al Jefe de unidad y/o a los responsables de comunicación en la redacción de documentos y/o planes de comunicación;
- mantener y actualizar las bases de datos de las partes interesadas, como las listas de distribución de la AED y el calendario de planificación;
- apoyo en la actualización del sitio web de la AED y de los boletines externos, según sea necesario;
- servir de enlace con diversas direcciones y unidades de la AED, así como con contratistas externos para la planificación y prestación de servicios de comunicación.
Tareas administrativas
- redactar actas y/o informes de las reuniones pertinentes, y redactar los documentos administrativos pertinentes;
- actuar como apoyo en las tareas administrativas de la Unidad, como preparar misiones o gestionar las líneas presupuestarias para «actividades de relaciones públicas/información» y hacer pedidos a proveedores de servicios externos.
El titular del puesto podrá asumir tareas adicionales en función del interés del servicio.
Las funciones podrán evolucionar en función de la evolución de la estructura y las actividades de la AED y de las decisiones de la dirección de la AED.
CRITERIOS DE ADMISIBILIDAD
Para poder participar en este procedimiento de selección, los candidatos deberán cumplir, en la fecha límite de presentación de las candidaturas, todos los criterios de admisibilidad que se especifican a continuación:
- ser nacional de un Estado miembro participante en la Agencia
- estar en plena posesión de sus derechos civiles;
- Encontrarse en situación regular respecto de la legislación aplicable en materia de servicio militar;
- Ofrecer las garantías de moralidad requeridas para el ejercicio de sus funciones (se solicitará un extracto de antecedentes penales o un certificado de buena conducta antes de la contratación);
- poseer la aptitud física necesaria para el ejercicio de sus funciones
- tener un conocimiento profundo (nivel mínimo C1 oral y escrito) de una de las lenguas de los Estados miembros participantes y un conocimiento satisfactorio (nivel mínimo B2 oral y escrito) de otra de estas lenguas en la medida necesaria para el desempeño de sus funciones;
- no tener ningún interés personal (financiero, familiar o de otro tipo) que pueda entrar en conflicto con el desempeño desinteresado de sus funciones en la Agencia
- poseer o estar en condiciones de obtener un Certificado de Habilitación de Seguridad del Personal válido (CPS nacional o de la UE con nivel SECRET UE/EU SECRET). Por certificado de habilitación de seguridad del personal (PSCC) se entiende un certificado expedido por una autoridad competente en el que se establece que una persona cuenta con una habilitación de seguridad y es titular de un PSC nacional o de la UE válido, y en el que se indica el nivel de ICUE al que se puede conceder acceso a dicha persona (SECRET UE/EU SECRET), la fecha de validez del PSC correspondiente y la fecha de expiración del propio certificado. Téngase en cuenta que el procedimiento necesario para obtener un CPS sólo puede iniciarse a petición del empleador, y no del candidato individual;
- tener un nivel de educación postsecundaria acreditado por un título; o un nivel de educación secundaria acreditado por un título que dé acceso a la educación postsecundaria, y una experiencia profesional adecuada de al menos tres años; o, cuando esté justificado en interés del servicio, formación profesional o experiencia profesional de nivel equivalente.
Sólo se tendrán en cuenta los títulos que hayan sido expedidos en Estados miembros de la UE o que sean objeto de certificados de equivalencia expedidos por las autoridades de dichos Estados miembros. En este último caso, la autoridad facultada para celebrar los contratos de trabajo se reserva el derecho de solicitar la prueba de dicha equivalencia. Téngase en cuenta que se consideran válidos los títulos expedidos en el Reino Unido hasta el 31/12/2020.
Debe tenerse en cuenta que, debido a la retirada del Reino Unido de la Unión Europea el 31/01/2020, los candidatos del Reino Unido que no posean la nacionalidad de otro Estado miembro de la UE participante, no son elegibles.
CRITERIOS DE SELECCIÓN
A. Esencial
Sólo se evaluarán las candidaturas que cumplan todos los criterios de selección esenciales.
(1) Profesional
El candidato deberá demostrar que posee
- un título universitario (licenciatura o equivalente) en comunicación, periodismo, gestión de eventos o en un campo relacionado con el puesto;
- al menos 3 años de experiencia profesional pertinente en un puesto similar
- experiencia en organización de eventos, preferiblemente en el contexto de la UE
- experiencia en apoyo a proyectos relacionados con actividades de comunicación
- buenas aptitudes administrativas, incluidas la gestión financiera y de adquisiciones
- conocimientos avanzados de TI, en particular de las aplicaciones de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- excelentes conocimientos de inglés hablado y escrito (nivel C1/C2).
(2) Personal
Todo el personal debe ser capaz de encajar en la forma de trabajar de la Agencia. Otros atributos importantes para este puesto son
- capacidad para trabajar en equipo y de forma independiente en su área de responsabilidad;
- capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multinacional
- capacidad para trabajar bajo presión
- flexibilidad, entusiasmo e innovación;
- gran motivación para realizar tareas administrativas generales
- fuerte sentido de la iniciativa, mentalidad práctica y orientación al servicio;
- buena organización, precisión y fiabilidad;
- capacidad para presentar una imagen positiva y profesional de la Agencia en las relaciones exteriores;
- buena organización, resistencia al cambio y receptividad a un entorno de trabajo en rápida evolución;
- auténtico compromiso con los objetivos de la Agencia.
B. Deseable
Se considerará una ventaja lo siguiente
- excelentes conocimientos de francés hablado y escrito (nivel C1/C2)
- experiencia en comunicación interna
- exposición a un entorno internacional
- conocimientos de Microsoft SharePoint;
- familiaridad con las instituciones de la UE.
NOMBRAMIENTO Y CONDICIONES DE EMPLEO
El Asistente de Eventos y Comunicación será nombrado por el Director Ejecutivo.
Será contratado como miembro del personal contractual de la Agencia por un período de cuatro años. La renovación es posible dentro de los límites establecidos en el Estatuto del personal de la AED. El candidato seleccionado será contratado como agente contractual, grupo de funciones III.
La retribución de este puesto consiste en un sueldo base de 3.028,92 euros complementado con diversas asignaciones, incluidas, en su caso, las asignaciones por expatriación o familiares. El candidato seleccionado será clasificado en el momento de su incorporación al servicio en función de la duración de su experiencia profesional. Los salarios están exentos de impuestos nacionales, en su lugar se paga un impuesto de la Agencia en origen. Para más información sobre las condiciones de trabajo, consulte: https://eda.europa.eu/jobs/what-we-offer
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